Los equipos directos se enfrentan al reto de gestionar de manera efectiva la comunicación con todos los agentes educativos de manera fluida. El éxito de la comunicación reside en llegar en tiempo y forma a todos, ocasionando una implicación del receptor del mensaje. Un buen diseño de los protocolos de comunicación, así como la elección de los canales adecuados marcan la diferencia. Es una tarea compleja, los centros cuentan con diversidad en las familias, profesores y alumnos, además de tener que llegar a una gran cantidad de personas que forman parte de la comunidad educativa del centro. La tecnología y la comunicación digital, puede ser un gran aliado para tener éxito y ahorrar mucho tiempo en estos procesos tan importantes.

Analizamos los canales de comunicación que podemos utilzar y cómo las plataformas educativas de Google Workspace y Microsoft 365 nos pueden ayudar en esta tarea, disponen de  herramientas para garantizar una comunicación segura y rápida entre profesores, alumnos y comunidad educativa.

Canales de comunicación educativos.

Podemos diferencias dos grandes grupos, públicos y privados. Hay comunicaciones que se pueden realizar de forma pública en web o rrss y ahorran mucho tiempo, ya que disponer de un espacio donde las familias puedan consultar las novedades del centro o descargarse información, formularios etc. puede ser una manera de llegar a todos con un solo clic. En estos medios no podemos controlar quién accede a la información, por lo que no debe ser información sensible o en la que se faciliten datos del centro o alumnos.

Por otra parte, tenemos los canales privados, en este grupo incluimos el mail, Intranet, que es una web interna del centro, y foros o tablón de anuncios de los portales educativos. Tanto la Intranet como los foros o tablones de anuncio en plataformas privadas, tienen la ventaja de la rapidez de comunicación, pero sin poner en riesgo la privacidad, ya que para consultar estos espacios hace falta acceder a través de usuario y contraseña. El mail es otra forma rápida de llegar de forma masiva a todos los receptores, pero necesitamos dominar algunos aspectos para que no se convierta en una herramienta lenta, crear grupos de difusión, mensaje con etiquetas para la personalización o disponer de plantillas son formas de ahorrar mucho tiempo en este canal.

Tanto Classroom como Teams, permiten una comunicación personalizada, masiva y rápida a través de sus plataformas para que todos los alumnos y/o padres reciban al instante todas las novedades del centro. También podemos crear espacios privados como foros o Intranet. Para esta última Sharepoint es una herramienta muy potente, fácil de diseñar y gestionar, que permite al centro configurarla como punto de entrada para profesores y alumnos.

El mail es una herramienta muy útil para enviar información más relevante de forma personalizada, pero gestionar grandes envíos desde un servidor de correo común no es ágil, no podemos personalizar el mensaje, para ello tendríamos que hacer el envío de uno en uno. Existen extensiones o integraciones con programa de mailing que nos permiten mediante etiquetas «Mail Merge» personalizar el mensaje, por ejemplo, enviar masivamente mails con notas, avisos u otra información personal a cada alumno.

Con las plataformas ya tenemos todos los perfiles de los alumnos incluidos en el programa, por lo que solo tenemos que buscar por el nombre del alumno para realizar la comunicación digital, además de tener grupos de difusión más amplios para enviar comunicados a una clase completa o a todo el centro.

Desde el equipo directivo, es conveniente que se informe a todo el equipo docente de los medios de comunicación de los que dispone el centro y brinde la formación necesaria, así como garantizar una configuración adecuada en los dispositivos. Desde yampit. podemos ayudarte a crear entornos de comunicación seguros, ágiles y dar la formación a todo el equipo. ¡Escríbenos!